PDF digunakan sebagai standar dalam pertukaran file dokumen. PDF diyakini memiliki karakteristik seperti mudah dibuat, bersifat stabil, tidak mudah diubah, dan cukup ringan. Untuk mengelola PDF, terutama dalam jumlah cukup banyak, diperlukan software yang mumpuni. Salah satunya adalah Advanced PDF Manager, yang memiliki beberapa fungsi dalam satu software saja.
Advanced PDF Manager merupakan piranti lunak dengan fungsi untuk mengkonversi dokumen PDF, mengelola index PDF, dan menyunting dokumen PDF. Advanced PDF Manager memiliki fitur yang mudah diakses di mana pengguna akan menjumpai fitur tersebut pada halaman awal ketika membuka software ini. Advanced PDF Manager mampu membaca beberapa dokumen PDF sekaligus. Fungsi utama Advanced PDF Manager sebagai konverter. Namun, Advanced PDF Manager juga memiliki fitur tambahan yang berguna untuk mempelajari dokumen PDF seperti PDF Index Assistant untuk menambahkan indeks dan bookmark pada dokumen PDF, PDF Search
Assistant untuk pencarian teks pada PDF yang terbaca oleh komputer, dan Compare PDF untuk penyuntingan dokumen PDF dengan membandingkan dokumen satu dengan yang lainnya dan menemukan teks yang dikehendaki.
Advanced PDF Manager memiliki empat fitur yang telah disebutkan. Untuk mengoperasikan tiap fitur tersebut, pengguna bisa mengklik setiap tombol pada halaman awal software. Pengguna akan terhubung ke wizard lain untuk menggunakan fungsi pada Advanced PDF Manager. Fitur konverter memudahkan pengguna untuk mengubah dokumen PDF ke dalam bentuk teks. Pengguna bsia menambahkan PDF pada menu add file(s). Pengguna dapat menambahkan lebih dari satu file PDF. Kemudian, pengguna dapat langsung melakukan proses konversi dengan mengklik tombol convert yang tersedia. Hasilnya bisa dilihat pada folder destinasi yang sudah ditentukan. Sedangkan untuk fitur PDF Index Assistant dan PDF Search Assistant, pengguna dapat mengisi informasi yang dibutuhkan untuk membentuk indeks dan pencarian. Informasi tersebut antara lain kata kunci, pencarian berdasarkan tanggal atau ukuran, fragment untuk kata kunci, dan sebagainya. Sedangkan pada fitur Compare PDF, pengguna cukup menambahkan dokumen-dokumen PDF yang akan dibandingkan dan software ini akan menampilkan dua panel otomatis.